Wie gelingt eine erfolgreiche Zertifizierung?
Das Drahtwerk ist schon seit Jahrzehnten zertifiziert. Jetzt konnte das selbe "Gütesiegel" auch für den Bereich Umformwerkzeuge erreicht werden. Wir haben mit Marc Neubauer, Projektmanager Qualitätsmanagement und Zertifizierung, darüber gesprochen, wie es klappt, ein solch komplexes Projekt zum Erfolg zu bringen. Außerdem gibt es Tipps für Unternehmen, die Ähnliches planen.
Herzlichen Glückwunsch zur erfolgreichen Zertifizierung! Wie schön, dass neben dem Bereich Draht jetzt auch der Bereich Umformwerkzeuge mit der ISO 9001:2015 zertifiziert wurde. Warum gibt es zwei verschiedene Zertifizierungen?
Marc Neubauer: Die Antwort liegt hier in der Komplexität beider Bereiche. Der Bereich Umformwerkzeuge ist mit der Zeit immer weiter gewachsen und musste anfangen, Prozesse selbst zu betreiben, die zu Beginn eventuell noch vom Drahtwerk übernommen werden konnten, wie zum Beispiel der Vertrieb oder die Beschaffung von Rohmaterialien. Diese Entwicklung hat dazu geführt, dass eine Vereinheitlichung beider Bereiche in einem System ausgeschlossen werden musste.
Wie lange habt ihr daran gearbeitet, erfolgreich zertifiziert zu werden?
Marc Neubauer: Für die Umsetzung des Projektes haben wir ca. ein Jahr gebraucht. Das war der Zeitplan, den wir uns vorab gesetzt haben. Wir wollten von Anfang an nicht einfach ein System erstellen, nur um das Zertifikat zu erhalten, sondern wir haben viel mehr Wert darauf gelegt, etwas zu erschaffen, was nachhaltig einen wirklichen Nutzen für den Bereich Umformwerkzeuge hat.
Wie läuft so eine Zertifizierung ab?
Marc Neubauer: Der erste und meiner Meinung nach einer der wichtigsten Schritte war es, alle Mitarbeiter:innen in das Vorhaben mit einzubeziehen. Ich bin fest davon überzeugt, dass dieser Schritt entscheidend für das ganze Projekt ist! Als Nächstes galt es, eine geeignete Zertifizierungsstelle zu finden, die unseren Bedürfnissen und Erwartungen entspricht. Gleichzeitig konnten wir bereits beginnen, die Prozesse des Bereiches Umformwerkzeuge zu identifizieren, zu beschreiben und mit den Normanforderung der ISO 9001 abzustimmen. Über die komplette Projektzeit haben wir immer wieder verglichen, welche Anforderungen an uns gestellt werden und inwiefern wir diese erfüllen. So ist Stück für Stück unser QM-System gewachsen. An einem gewissen Punkt haben wir dann entschieden, die Abnahme durchführen zu lassen. Um allen Kolleginnen und Kollegen ein Gefühl für das Thema Audit zu geben, haben wir ein sogenanntes Voraudit durchführen lassen, in dem zum einen mögliche Schwachstellen aufgedeckt werden sollten und zum anderen ein erstes Kennenlernen in etwas lockerer Atmosphäre stattfinden konnte. Das Voraudit lief für uns mehr als zufriedenstellend, wodurch wir direkt den Start des Auditmarathons einläuten konnten.
Die Erstzertifizierung teilte sich für uns in drei Termine. Als erstes wurde eine sogenannte Dokumentenprüfung durchgeführt, bei der geprüft wurde, ob die von der ISO 9001 geforderten Dokumente vorhanden sind. Anschließend wurde in zwei weiteren Terminen das System auf Herz und Nieren geprüft. Im Soll-Ist-Vergleich wurde festgetellt, ob die beschriebenen Prozesse mit der Realität übereinstimmen. Nachdem dies ebenfalls erfolgreich abgeschlossen war, wurde ein Auditbericht samt allen Unterlagen an die akkreditierte Prüfstelle übergeben und die Zertifikatserteilung beantragt. In dieser letzten Prüfung wird entschieden, ob eine Zertifikatserteilung genehmigt werden kann oder nicht. In unserem Fall wurde die Zertifikatserteilung genehmigt.
Gab es Herausforderungen?
Marc Neubauer: Eine Herausforderung ist die Interpretation der Anforderungen. So kann es immer wieder zu Missverständnissen zwischen Auditor und Unternehmen kommen, da verschiedene Ansichten zur Erfüllung entstehen.
Ihr habt die Zertifizierung gleich im ersten Anlauf bestanden. Was war ausschlaggebend für den Erfolg?
Marc Neubauer: Ich denke, wir haben die richtigen Entscheidungen in den verschiedenen Projektphasen getroffen, wie zum Beispiel das bereits erwähnte Voraudit. Schwachstellen, die dadurch identifiziert wurden, konnten direkt ausgebessert werden. Eine weitere ausschlaggebende Entscheidung war die Einführung einer Software, über die unsere komplette Dokumentenlenkung gesteuert wird. So mussten wir uns nicht mit Ordnerstrukturen herumschlagen, in denen die Dokumente hin und her geschoben werden, sondern wir konnten uns so auf die wirkliche Erstellung des Systems konzentrieren.
Was rätst du anderen Unternehmen, die eine Zertifizierung planen?
Marc Neubauer: Eine Zertifizierungsstelle finden, die zu einem passt. Hier sollte nicht nur auf den Preis geachtet werden, sondern vielmehr, welche Erwartungen stellt das Unternehmen und wer kann diese am besten abdecken.
Ein weiterer großer Punkt ist: die Zertifizierung ist keine One-Man-Show! Nur wenn alle Mitarbeiter:innen in dem Thema abgeholt und einbezogen werden, kann das Vorhaben gelingen. Als letzten Appel muss ich noch einmal auf die unterstützende Software geben. So können viele Punkte leicht abgehandelt werden, wodurch mehr Zeit für die wirklichen Themen bleibt.