Alle Personaldaten ab jetzt in digitaler Form

Im Rahmen des Unternehmensprojektes „Finkernagel Digital“ wird bei Finkernagel in aktuell acht verschiedenen Initiativen an zukunftsweisenden Themen gearbeitet. Ziel des Projektes ist es, die Digitalisierung innerhalb des Unternehmens weiter voran zu bringen.

Jetzt konnte eine weitere Initiative beendet werden. Wir haben mit Birgit von Loh, der Leiterin der Initiative „Digitales Personalmanagement“ gesprochen.

Frau von Loh, bitte beschreiben Sie doch Ihre Initiative kurz. Was war die Aufgabenstellung und was haben Sie daraus gemacht?

Birgit von Loh: Ganz konkret ging es um die Einführung der digitalen Personalakte. Durch die Digitalisierung der bisher in Papierform geführten Personalakten werden Druck- und Papierkosten gespart, die Papierlagerung entfällt und die Handhabung ist für alle Beteiligten durch z.B. Stichwort- und Volltextsuche, automatisierte Protokoll- und Löschfunktion und der Möglichkeit des jederzeitigem Zugriffs wesentlich einfacher.

Das bedeutet, Sie haben jetzt viel mehr Platz in den Aktenschränken?

Birgit von Loh: Ja, ich habe tatsächlich von ehemals 60 Ordnern nur noch 12 übrig.

Haben auch Mitarbeiter:innen ohne eigenes Smartphone die Möglichkeit, auf ihre digitale Personalakte zuzugreifen?

Birgit von Loh: Natürlich, alle Mitarbeiter:innen haben diese Möglichkeit. Wir haben einen von außen nicht einsehbaren Bildschirmarbeitsplatz eingerichtet, an dem die digitale Personalakte mit den persönlichen Zugangsdaten eingesehen und Dokumente ausgedruckt werden können.

Was ist bei so einem Projekt in Blick auf den Datenschutz zu beachten?

Birgit von Loh: Die digitale Personalakte muss rechts- und revisionssicher sein und dem aktuellen Standard der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und der GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) entsprechen. Unser Datenschutzbeauftragter hat diese Voraussetzungen vor der Einrichtung genau geprüft und so freigegeben.