Das Zeitmanagement von unterwegs machen

Im Rahmen des Unternehmensprojektes „Finkernagel Digital“ wird bei Finkernagel in aktuell acht verschiedenen Initiativen an zukunftsweisenden Themen gearbeitet. Ziel des Projektes ist es, die Digitalisierung innerhalb des Unternehmens weiter voran zu bringen.

Jetzt konnte eine weitere Initiative beendet werden. Wir haben mit Hennig Twer, dem Leiter der Initiative „Digitale Urlaubsanträge“ gesprochen.

Herr Twer, bitte beschreiben Sie doch Ihre Initiative kurz. Was war die Aufgabenstellung und was haben Sie daraus gemacht?

Henning Twer: Der Urlaubsantrag sollte digitalisiert werden, um die Arbeitsabläufe von der Beantragung über die Genehmigung bis zur Ablage wesentlich zu vereinfachen und die Bearbeitungslinie zu verschlanken.
Der gelbe, doppelseitige Urlaubsantrag wurde bisher vom Mitarbeiter ausgefüllt und unterschrieben, dann zur Genehmigung beim Vorgesetzen eingereicht und im Personalbüro gebucht und abgelegt. Eine vom Vorgesetzten und Personalbüro unterschriebene Kopie hat der Antragsteller zurück erhalten.

Durch die gleichzeitig angestrebte Digitalisierung der Personalakten haben wir eine gemeinsame Lösung gefunden. Die Mitarbeiter:innen können nun über eine App Urlaub oder sonstige Fehlzeiten beantragen und gleichzeitig ihre Lohnabrechnungen und Personalakten einsehen. Zusätzlich wurde das Zeitmanagement inkludiert. Daraus resultiert eine ganzheitliche Lösung, bei der alle Elemente ineinander greifen. Die Bearbeitung und Nutzung wird für alle Beteiligten wesentlich vereinfacht.

Das klingt, als ob Sie die eigentliche Aufgabenstellung der „Urlaubsanträge“ noch um das gesamte „Zeitmanagement“ erweitert haben.

Henning Twer: Genauso ist es. Der eigentlich Plan wurde deutlich erweitert und komplexer. Auch die Zeiterfassung und Monatsübersichten, Gleitzeitstände und Resturlaubsansprüche können nun von den Mitarbeiter:innen digital abgefragt werden. In Vorbereitung ist zusätzlich ein Modul für die Personaleinsatzplanung zur Erstellung unserer Schichtpläne.

Gab es besondere Herausforderungen?

Henning Twer: Einige. Die Auswahl des Partners war relativ schnell getroffen. Aufwändiger waren die Neueinrichtungen und Verknüpfungen der Module und die damit zusammenhängenden Abstimmungen mit den verschiedenen Ansprechpartnern. Klärungen und Schulungen konnten aufgrund von Corona nur per Videokonferenz, Telefon oder Email abgehalten werden. Zudem musste neben der sehr intensiven Einrichtungsarbeit auch das Tagesgeschäft laufen.

Was würden Sie Unternehmen raten, die die Einführung eines solchen Zeitmanagementsystems planen?

Henning Twer: Man sollte ausreichend Zeit für die Umsetzung einplanen, ein gutes Team bilden, regelmäßige Absprachen durchführen, Probleme direkt ansprechen und versuchen immer einen Plan B in der Hinterhand halten.